В 2025 году Налоговая пристально следит за компаниями, которые сотрудничают с самозанятыми, чтобы не допустить подмены трудовых отношений. Но это не значит, что нельзя привлекать к работе специалистов на специальном режиме налогообложения. Как это правильно сделать, мы поянили в статье.

Как искать самозанятого сотрудника?

Если налоговый орган заподозрит компанию в подмене трудовых отношений, проверять будут даже описания вакансий. Поэтому самозанятый должен быть независимым исполнителем, то есть нельзя указывать жёсткий график и другие трудовые условия – испытательный срок, ежемесячную фиксированную оплату, отпуск, больничный, испытательный срок.
Ошибкой считаются любые формулировки, предлагающие зарплату в вакансиях для самозанятых, правильно писать «вознаграждении по договору ГПХ». Устные договорённости или оплата наличными без чека — тоже нарушения.
Поскольку самозанятый — не штатный сотрудник, неправомерно запрещать ему сотрудничать с другими клиентами. Даже наоборот, если он работает только с вами, это дополнительный фактор риска.
Для поиска самозанятых размещайте вакансии на сайтах интернет-рекрутмента с описанием задачи или разового проекта. Также пользуйтесь биржами фриланса или обращайтесь в агентства по подбору персонала.

В каких ситуациях привлекать самозанятых законно

Нельзя привлекать самозанятых, если человек фактически выполняет функции штатного сотрудника и ежедневно присутствует в офисе. Он сам должен выбирать время и способ выполнения работы, а компания может контролировать только результат, а не процесс.
Таким образом, возможно 4 ситуации, когда допустимо обращаться к самозанятым.

1. Разовые работы или услуги. Например, если нужно отремонтировать технику в офисе, получить консультацию, запустить рекламную кампанию.

1. Временные проекты без постоянного контроля. Это может быть разработка сайта, проведение тренингов или вебинаров, фотосъёмка продукции и т.д.

1. Системное оказание услуг без интеграции в штат: контент-маркетинг, администрирование сайта и т.д. Желательно, чтобы у самозанятого были другие клиенты, а стоимость его услуг была разной месяц от месяца и не превышала 30 тыс. рублей.

1. Услуги без жёсткого графика, такие как курьерская доставка.

В каких ситуациях работа с самозанятыми признается трудовыми взаимоотношениями
Налоговая и суды оценивают реальные условия работы, а не только форму контракта. Если обнаружат признаки того, самозанятый фактически работает, как штатный сотрудник, договор с ним могут переквалифицировать в трудовой.
Если самозанятый занимает должность, которая есть в штатном расписании, пользуется корпоративной почтой и получил доступ к внутренним системам или ресурсам, значит, он выполняет функции штатного сотрудника.
Ещё одна распространённая ситуация – это постоянный характер работы. Например, самозанятый оказывает услуги 5 дней в неделю по 8 часов, а оплату (фиксированную сумму) получает за месяц, а не конкретную услугу.
Признаком подмены трудовых отношений суды признают подчинение правилам работодателя. По идее самозанятый может работать, когда ему удобно, сдавая заказчику лишь результат в оговоренные сроки. Строгий график, дресс-код, дисциплинарные взыскания или KPI с жёсткими санкциями – всё это красные флаги для налоговой службы.

Советы и рекомендации для работодателей
Сотрудничая с самозанятым, относитесь к нему, как к партнёру.

• Контролируйте не его график, а только результат.
• Оплачивайте услуги по факту выполненных работ, по выставленному счёту и с подписанием акта.
• Не включайте его в штатные процессы – не заводите корпоративную почту или аккаунт в системе, не оформляйте постоянный пропуск.
• Не запрещайте работать с другими заказчиками, так же как вы не указываете другим компаниям, с кем им заключать контракты.
• Проверяйте статус самозанятого, для этого запрашивайте справку из приложения «Мой налог» и указывайте её номер в договоре. Добавьте пункт о том, что исполнитель обязан письменно сообщить, если снимется с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход.

Работать с самозанятыми не опасно, если вы действительно обращаетесь за услугами, а не пытаетесь уйти от налогов.